Đội ngũ và phòng ban

Đội ngũ và phòng ban trong ChatBox AI Muathemewpgiare

Hệ thống ChatBox AI Muathemewpgiare cho phép bạn xây dựng và quản lý đội ngũ hỗ trợ một cách chuyên nghiệp, đảm bảo mọi tin nhắn đến đều được xử lý nhanh chóng và hiệu quả. Tùy theo quy mô hoạt động, bạn có thể thêm nhiều thành viên, phân quyền, tạo phòng ban và thiết lập quy trình hỗ trợ linh hoạt phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Cơ cấu vai trò trong đội ngũ

Trong ChatBox AI Muathemewpgiare, mỗi thành viên có thể được gán một trong hai vai trò chính:

1. Nhân viên (Agent)

• Trực tiếp quản lý và phản hồi tin nhắn của khách hàng

• Hỗ trợ xử lý từng cuộc trò chuyện

• Có thể chuyển tiếp cuộc trò chuyện cho thành viên khác khi cần

2. Quản trị viên (Admin)

• Bao gồm toàn quyền của Nhân viên

• Quản lý tiện ích (widget), không gian làm việc và các thiết lập hệ thống

• Thực hiện mọi hành động mà chủ không gian làm việc có thể thực hiện

• Quản lý phân quyền và cấu trúc nhóm

Việc phân chia vai trò rõ ràng giúp đội ngũ hoạt động chuyên nghiệp, hạn chế xung đột quyền và đảm bảo quy trình hỗ trợ mạch lạc.

Quản lý đội ngũ trong ChatBox AI Muathemewpgiare

Thêm thành viên mới vào đội ngũ

Để thêm một thành viên vào nhóm hỗ trợ, bạn thực hiện theo các bước:

1. Truy cập Cài đặt và chọn mục Thành viên.

2. Nhấn “Thêm thành viên” ở góc dưới bên phải.

3. Trong hộp thoại hiện ra, nhập các thông tin:

   • Tên

   • Email

   • Tên hiển thị (tùy chọn) – tên này sẽ xuất hiện trong cửa sổ Live Chat

   • Ảnh đại diện (tùy chọn)

4. Chọn vai trò cho thành viên mới:

   • Nếu là Nhân viên, bạn có thể chỉ định họ được truy cập vào tiện ích hoặc tích hợp nào.

   • Nếu là Quản trị viên, họ sẽ có toàn quyền quản lý trong không gian làm việc.

5. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ gửi email thông báo để thành viên kích hoạt tài khoản.

Thay đổi mật khẩu cho thành viên

Mỗi thành viên có thể tự cập nhật mật khẩu và thông tin cá nhân trong mục Cài đặt tài khoản.
Nếu quên mật khẩu, họ có thể sử dụng chức năng Quên mật khẩu để đặt lại.

Với tư cách là chủ không gian làm việc, bạn có thể thay đổi mật khẩu cho một thành viên bất kỳ:

1. Truy cập Cài đặt → Thành viên

2. Chọn người dùng cần thay đổi

3. Nhấn “Đổi mật khẩu”

4. Bạn có thể:

   • Tự đặt mật khẩu mới

   • Hoặc chọn tạo mật khẩu mạnh tự động

5. Tùy chọn gửi mật khẩu mới đến email của thành viên hoặc chỉ hiển thị để bạn sao chép

Xóa thành viên khỏi đội ngũ

Khi cần loại bỏ thành viên không còn hoạt động, bạn có thể:

1. Truy cập Cài đặt → Thành viên

2. Nhấn Xóa tại dòng của thành viên muốn loại bỏ

3. Xác nhận quyết định để hoàn tất thao tác

Thành viên bị xóa sẽ mất toàn bộ quyền truy cập vào Workspace.

Quản lý phòng ban trong ChatBox AI Muathemewpgiare

Phòng ban giúp doanh nghiệp phân chia nhiệm vụ rõ ràng hơn, đặc biệt với các đội ngũ lớn. Bạn có thể tạo nhiều phòng ban như:

• Hỗ trợ kỹ thuật

• Bán hàng

• Chăm sóc khách hàng

• Marketing

• Vận hành

Một thành viên có thể tham gia một hoặc nhiều phòng ban cùng lúc tùy theo công việc.

Tạo phòng ban mới

1. Vào Cài đặt

2. Chọn mục Phòng ban

3. Nhấn Thêm phòng ban

4. Nhập:

   • Tên phòng ban

   • Mô tả (tùy chọn)

5. Lưu lại để hoàn tất

Thêm hoặc xóa thành viên khỏi phòng ban

Sau khi tạo phòng ban, bạn có thể quản lý thành viên như sau:

• Nhấn Quản lý thành viên trong phòng ban

• Chọn những thành viên muốn thêm vào

• Để xóa thành viên khỏi phòng ban, chỉ cần bỏ chọn tên người dùng trong danh sách

Hệ thống sẽ cập nhật thay đổi ngay lập tức mà không ảnh hưởng đến quyền trong Workspace chính.

Tối ưu vận hành – Nâng cao hiệu quả chăm sóc khách hàng

Việc xây dựng đội ngũ rõ ràng và tổ chức phòng ban hợp lý giúp ChatBox AI Muathemewpgiare trở thành nền tảng hỗ trợ toàn diện, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.

• Nhân viên xử lý tin nhắn nhanh hơn

• Quản trị viên quản lý hệ thống hiệu quả hơn

• Doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô mà không bị gián đoạn