Mã SKU Là Gì và Tại Sao Bạn Nên Sử Dụng? Hướng Dẫn Chi Tiết

Quản lý hàng tồn kho và theo dõi doanh số bán hàng là yếu tố sống còn cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là cửa hàng trực tuyến. Một trong những công cụ hiệu quả giúp bạn thực hiện điều này chính là mã SKU.

Trong bài viết này, bạn sẽ được tìm hiểu chi tiết về:

1. Mã SKU là gì? (Kèm ví dụ cụ thể)
2. Lợi ích của việc sử dụng mã SKU trong thương mại điện tử.
3. Cách tìm SKU của sản phẩm trong cửa hàng trực tuyến.
4. Hướng dẫn tạo mã SKU hiệu quả để quản lý hàng tồn kho.

Bạn có bao giờ thấy mình hoang mang trước mớ hàng tồn kho lộn xộn, không biết cái áo thun màu đen size M kia nằm đâu? Hay bạn từng gửi nhầm màu, size cho khách hàng và phải “chịu trận”? Đó là lúc mã SKU (Stock Keeping Unit) xuất hiện như một vị cứu tinh. Hãy cùng tìm hiểu SKU là gì, tại sao bạn cần mã này đến mức không thể sống thiếu nó, và cách tạo một mã SKU hiệu quả mà lại dễ nhớ như tên crush nhé!

1. Mã SKU Là Gì?

SKU là một dãy mã độc nhất vô nhị giúp phân loại sản phẩm. Nói nôm na, SKU là “CMND” của hàng hóa, giúp bạn dễ dàng nhận diện từng món đồ trong kho mà không phải “đào bới như tìm vàng”. SKU, viết tắt của đơn vị lưu kho, là sự kết hợp giữa số và chữ cái mà bạn gắn vào các sản phẩm cụ thể trong cửa hàng của mình để hỗ trợ quản lý hàng tồn kho.

Ví dụ cho dễ hiểu:

Giả sử bạn đang bán áo thun, quần jeans. Đây là cách bạn có thể đặt SKU:

• Áo thun nam màu đen size M: ATM-BL-M

  (ATM = Áo thun nam, BL = Black, M = Size M).

• Quần jeans nữ màu xanh size S: QJN-BL-S.

Nhìn vào mã này, bạn sẽ ngay lập tức biết:

• Loại sản phẩm: Áo thun hay quần jeans.
• Đối tượng: Nam hay nữ.
• Màu sắc và kích cỡ: Đen, xanh, M, S, v.v.

Vậy đó, mã SKU như một ngôn ngữ bí mật chỉ bạn và nhân viên biết, nhưng lại giúp giải quyết mọi rắc rối trong kho hàng.

2. Tại Sao Mã SKU Là Siêu Nhân Của Quản Lý Hàng Tồn Kho?

Hãy tưởng tượng bạn có 100 loại sản phẩm. Nếu không có SKU, mỗi lần tìm hàng hóa, bạn sẽ phải làm Sherlock Holmes để điều tra xem nó nằm đâu. Với mã SKU, bạn chỉ cần:

1. Tra nhanh mã SKU trong hệ thống.
2. Lướt mắt một cái trong kho và lấy đúng món cần.

Những siêu năng lực của SKU:

Mã SKU không chỉ đơn thuần là một chuỗi ký tự khô khan, mà nó chính là “bộ não số hóa” giúp bạn vận hành doanh nghiệp một cách mượt mà. Dưới đây là những siêu năng lực mà SKU mang lại, đảm bảo khiến bạn phải gật gù công nhận: “Sao mình không dùng cái này sớm hơn?”

a. Quản Lý Hàng Tồn Kho Chuẩn Chỉnh

Hàng tồn kho là bài toán đau đầu của mọi doanh nghiệp, đặc biệt khi bạn có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn sản phẩm. SKU giúp bạn biến mớ hỗn độn thành kho hàng được tổ chức khoa học và logic.

• Biết ngay sản phẩm nào sắp hết: Bạn không cần tốn thời gian lục tung kho hay đếm từng món hàng. Chỉ cần nhìn vào hệ thống và SKU, bạn sẽ biết ngay:
  • Sản phẩm nào sắp hết để bổ sung.
  • Sản phẩm nào đang dư thừa, tránh tình trạng “chết vốn”.
• Phát hiện “hàng tồn kho lâu năm”: SKU giống như một “radar” giúp bạn nhận diện ngay những sản phẩm “ế ẩm, bán mãi không ai mua”. Ví dụ: Áo thun xanh neon size XS của năm ngoái, mã SKU ATM-NN-XS , có khi bạn quên mất nó còn trong kho nếu không nhờ SKU báo động.
• Dễ dàng phân loại hàng hóa: Nhờ cấu trúc logic của SKU, bạn có thể phân loại hàng hóa theo màu sắc, kích thước, loại sản phẩm chỉ trong vài giây.

Ví dụ thực tế:
Thay vì phải mở từng thùng hàng để kiểm tra “còn bao nhiêu chiếc áo thun size M màu trắng”, bạn chỉ cần kiểm tra mã SKU ATM-WH-M trong hệ thống và biết ngay số lượng còn lại.

b. Xử Lý Đơn Hàng Siêu Tốc

Một đơn hàng thành công không chỉ phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm, mà còn ở tốc độ xử lý. SKU biến quy trình phức tạp thành một cú click chuột.

• Nhanh chóng tìm đúng sản phẩm: Khi khách hàng đặt mua “Áo thun trắng size L,” thay vì đọc mô tả dài dòng, bạn chỉ cần nhập mã SKU ATM-WH-L vào hệ thống. Ngay lập tức, bạn sẽ biết sản phẩm nằm ở đâu trong kho, số lượng còn lại, và có thể đóng gói trong vòng 30 giây.
• Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: Thời gian là tiền bạc, và SKU giúp bạn tiết kiệm cả hai. Nhân viên chỉ cần đối chiếu mã SKU trong hệ thống, lấy đúng sản phẩm mà không cần mò mẫm giữa hàng trăm loại hàng hóa.
  Kết quả: Ít sai sót, giao hàng nhanh hơn, và khách hàng hài lòng hơn.

Ví dụ thực tế:
Khách hàng A đặt quần jeans nữ màu xanh size S. Bạn nhập QJN-BL-S, hệ thống cho biết sản phẩm nằm ở giá A3, ngăn thứ 2. Chỉ trong vài phút, bạn đã hoàn tất khâu đóng gói và giao đi.

c. Hỗ Trợ “Thám Tử Doanh Số”

Nếu doanh nghiệp của bạn là một bộ phim trinh thám, thì SKU chính là trợ thủ đắc lực giúp bạn phá những “vụ án doanh số”. Nó cung cấp các dữ liệu quan trọng để bạn hiểu sâu hơn về tình hình kinh doanh.

• Phát hiện sản phẩm bán chạy: SKU giúp bạn phân tích sản phẩm nào đang “cháy hàng”, từ đó tập trung nhập thêm hoặc quảng cáo mạnh để tối ưu doanh thu.
  Ví dụ: Mã SKU ATM-BL-L (áo thun nam đen size L) được đặt mua liên tục trong tháng, cho thấy đây là sản phẩm hot.
• Xác định sản phẩm “ế lâu năm”: SKU cho bạn biết chính xác mặt hàng nào đang “mốc” trong kho. Điều này giúp bạn nhanh chóng lên kế hoạch xả hàng tồn như giảm giá hoặc combo khuyến mãi.
• Dự báo xu hướng bán hàng: Thông qua dữ liệu từ SKU, bạn có thể biết được nhu cầu của khách hàng theo mùa.
  Ví dụ: Quần jeans nữ màu xanh size M (QJN-BL-M) luôn bán chạy vào mùa thu đông, từ đó bạn chuẩn bị nguồn cung hợp lý.

d. Giảm Sai Sót Như Thần

Sai sót trong quá trình quản lý kho và xử lý đơn hàng có thể khiến bạn mất điểm với khách hàng, thậm chí là thiệt hại tài chính. SKU chính là “bùa hộ mệnh” giúp giảm thiểu những rủi ro này.

• Ngăn chặn giao nhầm hàng:
  Khách đặt mua áo thun trắng size S (ATM-WH-S), bạn lại giao nhầm thành size M (ATM-WH-M)? Với SKU, điều này gần như không bao giờ xảy ra. Chỉ cần đối chiếu mã SKU trước khi đóng gói, bạn sẽ đảm bảo sản phẩm chuẩn xác đến tay khách hàng.
• Loại bỏ lỗi kiểm kê:
  Không còn cảnh “đếm sai, ghi nhầm”. Mỗi sản phẩm đã được gắn mã SKU riêng, giúp việc kiểm kê dễ dàng và chính xác hơn.
• Hỗ trợ nhân viên mới:
  Dù nhân viên của bạn mới làm việc một tuần, họ vẫn có thể xử lý kho hàng thành thạo nếu biết cách đọc SKU. Hệ thống này đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu sự phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.

Ví dụ thực tế:
Nhân viên kho nhìn nhầm nhãn sản phẩm, giao quần jeans xanh (QJN-BL-M) thay vì màu đen (QJN-BK-M). Nếu chỉ dùng mắt thường, sai sót dễ xảy ra. Nhưng với SKU, chỉ cần kiểm tra mã, bạn sẽ phát hiện lỗi ngay lập tức.

Mã SKU không chỉ giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả, xử lý đơn hàng nhanh chóng, mà còn cung cấp dữ liệu kinh doanh quan trọng và giảm thiểu sai sót đáng tiếc. Nếu ví doanh nghiệp như một cơ thể sống, thì SKU chính là bộ thần kinh trung ương, giúp mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và chính xác.

3. Cách Tìm SKU Của Sản Phẩm (Dễ Như Ăn Kẹo)

Cách tìm trên hệ thống:

Các nền tảng thương mại điện tử phổ biến như WooCommerce, Shopify đều có trường riêng để nhập và hiển thị SKU:

• WooCommerce:
  Vào Sản phẩm → Chọn sản phẩm → Tìm mã SKU ở phần “Chi tiết sản phẩm”.

1. Đăng nhập vào bảng điều khiển WordPress của bạn và nhấp vào Sản phẩm .
2. Di chuột qua sản phẩm mà bạn muốn tìm SKU và nhấp vào Chỉnh sửa .
3. Cuộn xuống phần dữ liệu sản phẩm, ngay bên dưới phần mô tả sản phẩm và nhấp vào tab Hàng tồn kho .

• Shopify:
  Truy cập Sản phẩm → Nhấp vào sản phẩm → SKU sẽ hiển thị ngay phần mô tả.

1. Đăng nhập vào cửa hàng Shopify của bạn và nhấp vào Sản phẩm trên menu chính của Shopify.
2. Trên trang Sản phẩm, hãy nhấp vào sản phẩm bạn muốn tìm SKU.
3. Cuộn xuống và bạn sẽ thấy phần Hàng tồn kho ngay bên dưới phần Giá .
4. Bạn sẽ thấy trường SKU ở cuối phần này. Theo mặc định, trường này sẽ trống, nhưng bạn có thể tự tay thêm SKU của sản phẩm vào đây và nhấp vào Lưu .

Cách tìm trực tiếp:

Nếu sản phẩm của bạn có mã SKU in trên nhãn hoặc hộp đựng, chỉ cần đọc mã là xong. Nhớ đừng nhầm SKU với mã vạch nhé! SKU là thứ bạn tạo ra, còn mã vạch là mã chung được chuẩn hóa toàn cầu.

4. Hướng Dẫn Tạo Mã SKU “Chất Như Nước Cất”

Bước 1: Quyết định thông tin cần mã hóa

Hãy nghĩ về những gì bạn muốn phân loại, ví dụ:

• Loại sản phẩm: Áo thun, quần jeans, giày dép.
• Đối tượng: Nam, nữ, trẻ em.
• Màu sắc: Đen, trắng, xanh.
• Kích thước: S, M, L, XL.

Bước 2: Tạo cấu trúc mã hóa

Hãy giữ mọi thứ ngắn gọn nhưng vẫn dễ hiểu. Một SKU chuẩn chỉnh thường có cấu trúc: [Loại sản phẩm] + [Đặc điểm] + [Kích thước].

Ví dụ mã SKU cực chuẩn:

• Giày sneaker nam màu trắng size 42: GSN-WH-42.
• Túi xách nữ màu đen: TXN-BL.

Bước 3: Đảm bảo nhất quán

Đừng để mỗi sản phẩm lại có một cách đặt SKU khác nhau. Sự đồng bộ giúp bạn quản lý kho dễ dàng hơn.

Bước 4: Không dùng ký tự “rắc rối”

Tránh dùng ký tự như #, @, *, hoặc các dấu cách vì có thể gây lỗi khi nhập dữ liệu. Giữ mọi thứ đơn giản và “sạch sẽ”.

5. Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Tạo SKU

• Dài dòng lê thê:
  Một SKU như Áo thun nam màu xanh đen size M 2024 vừa làm tốn thời gian, vừa khó nhớ.
• Không có quy tắc:
  Nếu mã SKU của bạn lộn xộn, nhân viên sẽ bối rối và bạn sẽ đau đầu khi phải tìm kiếm.
• Trùng lặp mã:
  Mỗi SKU phải là duy nhất. Đừng để một mã đại diện cho nhiều sản phẩm, nếu không bạn sẽ “loạn trận”.

6.  Mã SKU Là Bạn Đồng Hành Lý Tưởng

Nếu bạn đang vận hành một cửa hàng, mã SKU không chỉ là công cụ, mà còn là “tri kỷ” giúp bạn kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn. Hãy nghĩ về SKU như “nickname” cho từng sản phẩm – ngắn gọn, dễ nhớ, và luôn đúng.

Hãy bắt đầu tạo mã SKU hôm nay, và bạn sẽ thấy cuộc sống kinh doanh của mình nhẹ nhàng hơn bao giờ hết!